1.原因と現状は分ける
「○○だから、□□となっている。」
…事実としてはそうだろう。
伝え方として誤りではないが、今後繰り返さないためには、『何故そうなってしまったか』と『その原因によって生じている現状』は分けて伝える方が良い。
その理由は、原因による "現状" はあくまでもこの "回答時点の現状" であり、原因とその結果による現状は時間軸によって異なる場合があるためだ。
また、原因を理解できないと、今後も同様の事態を繰り返してしまう恐れがある。
よって、
原因：○○のため。
現状：□□となっている。
とそれぞれ分けての記載が良い。
2.対応方法
質問者が想定していない可能性のある対応方法を提案するときは、その理由もあわせて伝える必要はあるが、冗長になってはいけない。回答者が回答を記載するために実施したことまで質問者が知る必要はない。回答文は手柄を誇る場所ではないのだから。
また、簡素な記載は心がけるべきだが、対応にあたり実際の項目名や操作方法と異なるなど相手が混乱する表現にまで省略してはならない。回答者がわかっていても質問者には理解できない可能性がある。そのような表現で回答しても、その回答が徒労に終わる可能性もある。
もちろん、長文ではなく手順の番号ごとに記載し、箇条書きにするなど、見やすく纏める工夫も必須事項だ。
加えて、複数の対応方法があり、そのどちらでも良い場合は、より手順の少ない方法を伝えるべきだ。わざわざ余計な時間をかけて対応させるのは罪である。
状況によっては対応しなくても良いこともあろうが、対応可否の判断は質問者ではなく、回答者がするものだ。「○○した方が良い」では、質問者を惑わせるだけであり、これも時間を浪費する一因となりうる。
なお、操作にあたっての注意事項(操作を誤るとデータが削除され復元不可能、なと)は、操作方法の前に目にとまるように書くべきだ。
全ての操作を終えて間違いに気づいても、時すでに遅し。回答を丁寧に買いたつもりでも、元に戻せない状態にしてしまっては、その丁寧は質問者回答者双方の徒労となる。
まとめ
・箇条書きにするなど見やすくまとめ、順に読んだとおり迷わず対応できるよう記載する。
・簡素な記載を心がけるが、項目名や操作方法は確実に伝える。
